行業(yè)面臨的項(xiàng)目管理挑戰(zhàn)
我國外墻保溫技術(shù)起步于20世紀(jì)80年代,一開始主要應(yīng)用于我國北方較寒冷地區(qū),近十年來我國在學(xué)習(xí)和引進(jìn)國外先進(jìn)技術(shù)的基礎(chǔ)上外墻外保溫技術(shù)逐步發(fā)展起來,已初步形成了一套完整的技術(shù),外墻保溫技術(shù)的發(fā)展目前基本與世界保持同步。國家“十二五”規(guī)劃把節(jié)能減排作為工作重點(diǎn)之一,作為其中重要組成部分的建筑節(jié)能必將推動外墻保溫行業(yè)的更加蓬勃發(fā)展。
隨著行業(yè)的不斷發(fā)展,相關(guān)的公裝企業(yè)也開始與時(shí)俱進(jìn),不斷提升技術(shù),調(diào)整內(nèi)部管理模式,以適應(yīng)市場需求。不過,吉星所在的外墻裝飾行業(yè),許多企業(yè)內(nèi)部數(shù)字化程度還較低,管理效率跟不上發(fā)展速度,容易出現(xiàn)以下問題:
1、溝通協(xié)同問題:
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企業(yè)內(nèi)部數(shù)字化程度較低,僅用釘釘做項(xiàng)目人員考勤,再無其他任何信息化工具。也沒有財(cái)務(wù)系統(tǒng)。希望通過數(shù)字化軟件打通各部門信息壁壘,提高工作效率,替員工減負(fù)。
2、項(xiàng)目付款回款管理問題:
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對上是按照施工進(jìn)度節(jié)點(diǎn)收款,對下是按月付款,回款周期遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于付款周期,導(dǎo)致現(xiàn)金流緊張;
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財(cái)務(wù)用EXCEL表單記錄項(xiàng)目資金進(jìn)出情況,數(shù)據(jù)匯總不及時(shí)、不準(zhǔn)確、不互通。表單匯總不及時(shí),老板線下審批付款沒有數(shù)據(jù)參照,財(cái)務(wù)也沒有系統(tǒng),雙方數(shù)據(jù)割裂,容易導(dǎo)致收支失衡而不加管控,引起資金鏈斷裂風(fēng)險(xiǎn)。
3、人材機(jī)成本管理問題:
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人材機(jī)和其他項(xiàng)的數(shù)據(jù)目標(biāo)利潤難統(tǒng)計(jì),各部門將數(shù)據(jù)匯總成表單,然后老板和全員開會分析目標(biāo)利潤區(qū)間,費(fèi)時(shí)費(fèi)力;
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各部門數(shù)據(jù)匯總難度較大,數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,管理滯后,導(dǎo)致成本不可控,出現(xiàn)超預(yù)算情況;
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材料種類多,數(shù)量大,預(yù)算和實(shí)際使用難管控,導(dǎo)致材料遠(yuǎn)遠(yuǎn)超于預(yù)算,利潤空間縮小。
紅圈解決方案
1、數(shù)據(jù)互通,提高溝通協(xié)同效率
運(yùn)用工程項(xiàng)目管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了企業(yè)信息共享,將多個(gè)項(xiàng)目的信息流打通,完成資源的合理調(diào)配和平衡。加強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部各部門之間的有效溝通,及時(shí)傳遞施工相關(guān)數(shù)據(jù)信息,針對存在問題,及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和反饋,不受人員調(diào)動和出差的限制,充分提升管理效率。
同時(shí)優(yōu)化公司的管理流程,通過靈活的流程疏通各項(xiàng)業(yè)務(wù)線的管理,使各環(huán)節(jié)的人責(zé)權(quán)劃分更為清晰和合理,打破傳統(tǒng)企業(yè)部門駁雜人員冗余,互相踢皮球責(zé)任不清的狀態(tài),使得公司管理流程簡潔化、實(shí)用化,提升管理效率。
2、項(xiàng)目收支管理
紅圈項(xiàng)目管理軟件為企業(yè)建立項(xiàng)目收支臺賬,可隨時(shí)看到單項(xiàng)目的收支情況,判斷項(xiàng)目收支是否平衡,是否有風(fēng)險(xiǎn)。了解項(xiàng)目收支明細(xì),出現(xiàn)收/支異常情況可及時(shí)溯源。
建立資金管理模型,實(shí)時(shí)掌控收付款情況。收付管理確保項(xiàng)目款項(xiàng)收取的正確性、便查性、及時(shí)性,通過采購款支付流程進(jìn)行支付過程管控。
3、目標(biāo)成本管控
項(xiàng)目的成本管理采取事前預(yù)警,事中干預(yù),事后總結(jié)的方式進(jìn)行全程動態(tài)管理。加強(qiáng)了項(xiàng)目,尤其是大項(xiàng)目從預(yù)算到實(shí)際成本的預(yù)警控制和統(tǒng)計(jì)分析。
材料成本管理:在紅圈系統(tǒng)中錄入材料預(yù)算,施工過程中,可通過軟件及時(shí)上報(bào)當(dāng)天實(shí)際材料成本,材料的采購與提料數(shù)據(jù)清晰可見,避免核算不清。材料的實(shí)際成本出現(xiàn)超出預(yù)算的風(fēng)險(xiǎn)時(shí),系統(tǒng)能夠觸發(fā)預(yù)警提醒。管理層可以結(jié)合預(yù)警機(jī)制及時(shí)發(fā)現(xiàn)材料過程超量情況,讓材料數(shù)量可控制,節(jié)約材料浪費(fèi),減少材料成本。真正實(shí)現(xiàn)事前把控材料成本,過程中控制材料成本。
機(jī)械成本管理:施工過程中,通過系統(tǒng)可上報(bào)當(dāng)天實(shí)際產(chǎn)值與實(shí)際成本。系統(tǒng)會自動按天、項(xiàng)目、機(jī)械數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。管理層可清晰了解項(xiàng)目上每臺機(jī)械實(shí)時(shí)的產(chǎn)值和成本以及各種關(guān)鍵指標(biāo)和明細(xì),從而對每臺機(jī)械的產(chǎn)值和成本進(jìn)行對比,做到心里有數(shù),發(fā)現(xiàn)管理漏洞及時(shí)節(jié)約成本。
勞務(wù)成本管理:相關(guān)負(fù)責(zé)人可在系統(tǒng)中錄入勞務(wù)預(yù)算數(shù)據(jù)。施工過程中,通過軟件及時(shí)上報(bào)實(shí)際勞務(wù)成本,將預(yù)算和實(shí)際成本進(jìn)行對比,發(fā)生超出預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)時(shí),系統(tǒng)可以自動觸發(fā)預(yù)警提醒。管理層可以通過紅圈軟件實(shí)時(shí)了解單項(xiàng)目的實(shí)際勞務(wù)成本,各項(xiàng)支出明細(xì)可查,為結(jié)算提供依據(jù)。
方案價(jià)值
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管理層:可以隨時(shí)隨地拿起手機(jī)或電腦就能了解到項(xiàng)目的全方位最新數(shù)據(jù),無需在線下詢問或者等待會議滯后匯報(bào),給決策提供科學(xué)的數(shù)據(jù)依據(jù),避免憑經(jīng)驗(yàn)或者拍腦袋決策而帶來的風(fēng)險(xiǎn),做到對項(xiàng)目及各部門工作心中有數(shù)。
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執(zhí)行層:打破各部門之間數(shù)據(jù)屏障,通過全流程的串聯(lián),可以及時(shí)掌握協(xié)同部門圍繞項(xiàng)目的工作進(jìn)展,無需線下詢問,帶來效率低下,扯皮的現(xiàn)象。
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通過項(xiàng)目收支管理,清晰了解個(gè)項(xiàng)目資金收支及余額等經(jīng)營信息,保證項(xiàng)目現(xiàn)金流充裕,降低墊資風(fēng)險(xiǎn)。
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實(shí)時(shí)成本歸集:老板可隨時(shí)掌握每個(gè)項(xiàng)目、每個(gè)時(shí)間點(diǎn)的收支、盈利狀況,即動態(tài)成本和動態(tài)利潤,并進(jìn)行對比分析;成本數(shù)據(jù)可鉆取查詢,想看任何一項(xiàng)數(shù)據(jù)都可直接追本溯源。
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同時(shí)通過系統(tǒng)建立圍繞項(xiàng)目串聯(lián)各部門的標(biāo)準(zhǔn)化有效機(jī)制,上一個(gè)部門結(jié)束自動提醒到下一個(gè)部門,讓組織能夠更高效運(yùn)轉(zhuǎn)。